文:Mark Carter,美国/译:商业会议策划圈通讯

您是否参加过一个会议或活动,不仅内容有帮助,而且参会者品质也很好,能让你产生很多新想法?

这样的活动你是否想知道是如何策划出来的?是什么元素使它成为了一个好的体验,而不仅仅是“另外一个”会议?

近期我参加了纽约的“Book Breakthrough”由 Janet Goldstein珍妮特.歌德斯坦 和Elizabeth Marshall伊丽莎白.马歇尔共同策划的一个针对作家和那些有志成为作家的人群所做的会议,旨在帮助他们找到自己的专攻、使命并了解有关书籍出版的知识。

参会前我很期待到会听到些好的内容,学到点东西并结识些不错的同行,结果我完全喜出望外。

内容很棒,珍妮特和伊丽莎白给参会者提供了关于出版界需要了解的每件事-无论你是刚开始写一本书,还是想选择一种出版方式,或者想听到一些知名作家分享他们的经验。

参会的“所有”人对自己的作品都激情四溢,希望通过他们的作品带来改变,他们也非常热情的彼此提供帮助。我有意在这里使用“所有”这个词,无论是提问、回答问题、分享书籍或者彼此聊天,会场的氛围都非常令人舒服。房间布置有利于促进分享和交流氛围的生成。 

这样的体验是如何产生的呢?作为组织者,我们的工作不仅是坐在凳子上卖门票,而是给客人提供真正的价值,因为他们在投入时间和金钱。就此,我和伊丽莎白做了些探讨,她希望和大家分享以下经验:

•及早了解参会者—报名时请他们填写调查表,在活动开始之前就和他们交流。这样你就会能为到会的这些人量身打造活动细节。

•选择在意客户感受的合作伙伴-选那些愿意为了确保好的客户体验多付出劳动,而不仅将此做为个赚钱机会的。(声、光、现场工作人员等)。

•做聪明的投资-把钱花在那些给客户体验带来真正增值,而不是看起来热闹的方面。比方说为了给不能到会的人提供一个弥补的机会,Book BREAKTHROUGH 找了一家活动创意公司合作,请他们提供活动现场播放和顶级音响系统。这项投资带来的结果是不但那些不能到会只能看现场播放的人感到非常满意,实际到会的人也因此感到活动更有影响力。

•选择观点清晰并言之有物的演讲者-选那些能给听众最好的建议、指导和战略的演讲嘉宾,而不是只选身份和名头。

•创造机会促成信息转化而不单纯提供信息-创造让参会者积极学习,能将信息做以转化、有所领悟的机会,而不单纯是提供信息。在演讲时段间,设置讨论群体,让人们和相邻的人分享所得。另外也设计一些鼓励积极参与学习的活动,确保人们不仅仅是听会。

 •和赞助商成为合作伙伴-在活动中介入赞助商而不仅是在宣传资料上摆放他们的logo。Book Breakthrough活动所有的赞助商都有机会和参会者互动,教授参会者一些有用的信息,并在活动结束后仍能与客户保持交流。

•为参会者之间产生人际联系创造机会 – 从早餐到午餐都给人们安排交谈的时间;建议一群人一起午餐;组织者积极的帮助参会者互相介绍。不要期望在没有引导的前提下他们都能自然而然的结识正确的人。控制场面,使之利于人们互相结识。 

•在心里总记得人们参加会议的根本原因―清楚参会者期望得到的主要收获以及你想让他们得到的感受和体验。对Book Breakthrough来说参会者期望的主要收获是关于图书出版的所有信息;组织者期望参会者有被欢迎的感觉,期望他们被激发了思索并且融入了和自己同类的群体,这个群体将在活动后延续存在。

希望这些能对其他同行在创造有价值的参会体验方面有帮助。

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