根据AC皮尔森一项调查结果显示,近年来商业会议板块是整个MICE行业当中发展最快速的一个大板块,2010年一年中国商业会议领域的增长量就高达40%,在亚洲市场排名第一,而亚洲是引领全球增长速度,中国商业会议市场发展受人注目。会议作为一项业务,究竟能有多大发展?

 

我们常常参加的各种为期两天的研讨活动,英文翻译通常为Conference、Seminar或者forum,都是属于一种商业会议,是会议主办方靠收取参会者参会费用或者赞助方提供费用来开展业务的一种方式。而通常主办方举办的会议都为自有品牌,形式一般有论坛、年度会议、研讨会或峰会等等。

 

北京赛诺迅商务服务有限公司总经理马国宜表示,近几年来,北京、上海等中国一线城市都相当重视会议产业对城市的贡献,我们希望通过高端会议的举办来增加高端商务人群的旅游,但其实商业会议在中国MICE产业当中增长迅猛,仍然被忽视。

 

当我们希望城市举办更多国际型会议时,总有一个传统思路在于希望吸引更多国际协会型会议到来,但其实国内也有一批拥有国际化水平的公司正在快速成长,他们的发展目标与国内各城市旅游主管部门的目标是一致的,第一,这些公司组织的商业会议是每年固定在中国几个城市举办,既然此产业选择在这几个城市举办就不会随意流动;第二,随公司发展要求必须不断策划出更多商业会议,也就会继续在已熟悉的城市举办;第三,组织单位也会要求会议规模必须要能不断吸引国际商务人群参与。综合这几点,与城市发展高端旅游目的相吻合。她认为,如果能通过政策的一定扶持,让国内这些正在成长的商业会议公司能有一定的扩张发展,也将能提升整体MICE产业的体量与质量。

 

马国宜进一步表示,在做公司业务培训时发现,很多会务服务公司也开始关注论坛策划,并寻求能朝自有品牌的会议发展。此外,也有一批旅行社纷纷成立会议展览公司,希望发展自有品牌的会议产品,其中有不少已经介入大型展览或论坛的策划与组织。在组织自有品牌会议的起始,应先自问:客户参加我们的商业会议,希望实现什么目的?并有几项需要注意的事项:客户首先要能在活动中获得良好的感受,这对商业会议意味着可转化为客户忠诚度,这就是所谓商业会议的口碑。客户因此会向其他同行引荐我们的活动,也让我们筹办的论坛得以持续发展。

 

商业会议最常见的就是通过赞助商的支持,普遍现象是赞助商通过赞助支持换来演讲主题时段,对行业内参会人士进行推广。一场商业会议中如果过度安排赞助商的讲演时段除了对会议品牌的打造,也会间接影响行业内较有价值的首要群体参与意愿。有时会议主办方为了吸引行业内顶尖人士参与而发出免费邀请,虽然与会者名单看起来会相当吸引人,但到场的嘉宾却不一定参与整场会议流程,赞助商因此无法有效地在会场中获取各行业内人士的名片,无法达到预期目标。

 

商务服务公司作为商业会议的策划方,在推出会议议程之前,必须对既有会议、研讨会或论坛转型做好哪些准备?马国宜综合其经验表示,最重要的几个问题必须要能掌握,比如商务服务公司为哪些受众群体服务?其中这些参会者的首要重要顺序为何?策划者还必须对该行业有一定程度的了解,哪些为潜在的赞助商?这些赞助商的目标客户为哪些人?哪些话题是行业人士感兴趣的?如何吸引他们的参与?

 

策划方要对赞助商的演讲时间与内容也必须合理进行管理,每段主题演讲的时间控制也要拿捏得宜,一场演讲最合适的时间在18-25分钟。此外,当会议规模大到一定程度时,还需要考虑多种会议形式的运用以及分论坛式的探讨。准确地掌控整场会议议程时间与茶歇时间,参加商业会议的与会者除了通过主题演讲获取最新行业信息外,更重要的是与行业内人士之间的人际网络交流,让客户从参与会议的握手交流开始就能获得许多实质收获。