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Turning the traditional format of a conference around

文: Katherine Woods,

英国Meeting Magic公司创办人

代表们通常因为两个主要原因参加会议:感兴趣的话题,希望专家能启迪他们的思索。然而,越来越多的参与者希望在投资了宝贵的时间和预算后能得到更多交流。

我鼓励大家为在会议中实现畅通的交流做以规划(plan the conversation flow in your meeting),这是什么意思?

让主旨发言人满足一个大的听众群体中每个人的需求是很难的。通常他们对与会者是什么人了解不够,肯定也无法知道与会当天每个人心里存在什么想法。许多发言者甚至只为不同的活动稍微调整一下他们的库存幻灯片。

为什么需要在会议开始便了解观众的专长及他们对什么心存疑问?这种做法的好处是演讲者能真正了解观众,知道他们需要什么。挑战是需要演讲者足够灵活,能现场量身订制内容。

因此我建议为大型会议的参会人群提前规划讨论,目的是让在房间里的代表能共享专业知识。如何在工作实践这个目标呢?

1.   首先选定一个大家都认同的大主题。

2.    把参会者需求摆在前面,在大主题下选出为数不多的一些主要议题。
3. 设计会议空间的物理布局,使得代表们在房间里能自由移动。
4. 规划出让小团体能讨论他们感兴趣的主题的时间。

通过用这种方法规划会议,具有共同兴趣的人将被凝聚在一起。这种方式与我们在网络虚拟团体中交流有许多共同点,不同的是不需要通过电子邮件发送信息,持有你可能感兴趣的信息的人可以在现场马上给你反馈。

同样,一个规划得好的会议,将能够探讨大多数到会者的兴趣所在,并分享其中最突出的专业见解。而更传统风格的会议常会倾向于分享提前确定好的专家见解,不管是否和参会者的兴趣与背景相关。

尽管许多会议为了给参会者提供增值而设置了社交时段, 但是,面对现实我们会发现,许多人对走到完全陌生的人群中,找出对话话题感到很挑战。很多人倾向于和同事或认识的人一起去参会,并在整场会议时间都和熟人黏在一起。而在我们规划了交流时段的活动中,人们会因为设定好的题材,自然的走到一起,就他们感兴趣的话题交流。讨论题材将吸引志同道合的人们更为容易和富有成效的展开对话。

下次当您策划会议时,可以考虑如何最好地利用参会者的知识,这会让你的会议更互动,更吸引人,并让参与者记忆长存。

译文:商业会议策划圈通讯
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