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本文作者: Loulla-Mae Eleftheriou-Smith 编译:赛诺迅会展资讯采编中心

谁不喜欢开会? 事实上,很少的人喜欢。本文作者向专家们讨教了如何能在缩短会议时间的同时,取得最大的成果。

会议,无论是预约的,还是临时的,进行得不好就会成为雷区。参与团队讨论、被公司召集汇报最新情况,甚至只是匆匆赶个过场,都很容易占用你45分钟。被开会占去时间后,你会觉得好像没有空去做真正的工作。

eShare的调查发现平均来说,一个员工每周参加4.4次会议,其中超过一半的会议被认为是不必要的,原因显而易见。但进行的很好的会议的确会让房间里的每个人都受益。在这里,我们就如何让会议更有效率与专家们交流。

一、 每周三为无会日

不必要的会议不仅浪费时间,还能让人真的睡着。在最近一项由皇冠假日酒店及度假村集团在欧洲进行的一项研究中,34%的人承认自己会在持续时间过长的会议上打瞌睡,23%的人见过有人打瞌睡。

完全没有会议的一天是让人们重新评估时间的一种有效方式。将会议时间减少20%,会产生一种稀缺感,并能鼓励人们重视那些他们决定参加的会议。工作效能专家阿比盖尔.爱尔兰说。

周三是作为无会日的最佳时间,因为它让你有时间停一下,评估并为周四周五做规划。爱尔兰说:”这是一个很好的机会,可以重新评估即将到来的会议并果断作出决定,是放弃、授权他人还是选择参加。”

二、 站立式会议

圣路易斯华盛顿大学的研究显示,站立式会议不仅减少在会议里的时间(在会议室人们不可能太自在),也能让员工更兴奋的分享创意,甚至,还能减少每个个体的领地意识。

搜索引擎技术公司Tecmark公司的战略搜索主管蒂诺•特里斯特表示,站立式会议极大缩短了办公室的会议时间。他说:“我们的会议有时会超过90分钟,而实际上不超过30分钟就应该能搞定问题。” 用站立式会议方式后,时间被缩短了一半。人们比从前更简洁,但同样积极主动。站起来能帮助团队成员直达目标,并更自信地表达出来。”

三、 避免陷入一系列无效会议的漩涡

1. 提前准备
根据团队协作平台 Attentiv提供的信息, 美国63% 的会议是在没有预先规划的议程的情况下举行的, 这意味着很多人走进小组讨论时并不知道原因。

英国亨利商学院领导力发展和领导力行为学副教授克莱尔·柯林斯博士说, 经过恰当准备的会议能让每个参与的人受益。这意味着到会前阅读相关信息,知道议程是什么, 人们想实现什么。

准备工作应包括一套对会议预期结果的描述。与会者应带着他们的背景材料和所需的任何数据来参加会议”她说。”超长时间的讨论很少能比精简的事实与理性决策更有成效。

2. 推敲到会者名单
你是否发现你的会议名单变得越来越长?《哈佛商业评论》引用的一项研究结果可能会有所帮助——有人建议,参加会议的完美人数应该在5到8人之间。出席人数超过这个数字,可能会导致一些棘手的决定无法做出,或者没有足够的时间让每个人的意见都能被听到等等。

“只邀请需要参加的人,”行政咨询公司Saunders and Lee的一位认证私人秘书路易丝•李表示。“当你制定议程时,很容易发现有有些明确的会议内容是只针对特定人群的,所以只需要他们参加即可。”

如果一个议程内容需要涉及整个部门或工作组怎么办? “那就由团队帮一位代表大家参加会议的同事提前做好介绍,这意味着在会上需要花时间去倾听的声音更少,”李说。

3. 规划座位
在20世纪60年代,环境心理学家Robert Sommer对教室空间环境和学生如何参与度之间的关系做了研究,此后这些成果就被应用到会议室的行为中。

“一个简单的技巧是让座位安排有利于产生会议所需的思维模式”。个人和企业教练理查德•哈里斯(Richard Harris)表示。“例如,如果一个团队想要达成协议,那么让他们坐在同一张桌子的一边会有助于达成协议。

“如果你想要一个会议负责人,那就把他安排在桌子的最前面;如果你想要一个房间里更平等的态度,就把大家安排在圆桌旁。如果你想要进行一场生动的讨论,那么坐在桌子两端,就会产生一种微妙的对立感。想想下棋时,两个对手面对面坐着。”

4. 拥抱22分钟会议
“不知何故,会议时间通常被设为30分钟或一个小时”,绩效管理软件公司Clear Review的首席执行官斯图尔特•赫恩(Stuart Hearn)表示。“问题是,企业往往会成为‘帕金森定律’的受害者。该定律规定,完成一项任务所需的时间会不可避免地增加,以填满分配给它的时间。”

这就是为什么他的公司决定实行更短的会议——管理层和员工都严格遵守时间,以确保每个人都能成功。

在会议上,22分钟被认为是一个神奇的数字。这个概念的提出者尼古拉.斯塔博克推荐了9个步骤,帮大家来坚持执行这个时间框架—从设立会议目标与议程,到禁止使用手机。

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