让参会者满意,以内容为王-裴彤分享策划心得

在7月份的赛诺迅论坛策划培训中我认识了裴彤,从此开始了持续的探讨和交流。裴彤是中邮国际展览广告有限公司的会议部经理,平日极安静,掌控现场雷厉风行。他是一个内在热情,一直思索的同行;但凡与他探讨的问题,总会知无不言,言无不尽。10月份我观摩了他的两场会议,为了分享和共同提升的目的,和他就策划方面的思索做了如下探讨。感谢他愿意和大家分享许多宝贵的心得。

—马国宜

通讯:裴彤,我最近去看了你的3G应用于开发商大会和新媒体论坛,感觉两场会议都很吸引人,你自己觉得是哪些因素促使这两场会议有足够的参会者,并且自始自终能占据参会者的注意力?我没看到任何打瞌睡和开小会的。

裴彤:我认为吸引听众注意,满足听众的意愿是论坛是否成功的一个最重要的考量元素,也是论坛的生命力所在。作为听众,每个人的角度和需求不同。而我们要做的就是要尽量找到有共同需求的群体,同时尽量多的满足不同的个体需求。

听众问题是每个论坛都面对的最严峻的问题,很多组办者对此束手无策。当然,可以找学生或者安排听众来充场面。这种方法看似有效,但最终让论坛失去价值。怎么让听众在论坛过程中保持投入,我个人的体会是策划者要把工作重心放在下面三方面:

1. 论坛的内容

在三网融合发展中诞生了一个时尚的名词,“内容为王”。内容就是生命力,论坛的内容要时尚、实用、有效,把握行业热点和焦点,立意要高,角度要新,要充分了解行业的发展和需求。

2. 议程的设置

在好的内容指导下,议程设置很有技巧。哪些企业的哪些嘉宾演讲?如何安排演讲的顺序才能能够很好的抓住听众的耳朵?都需要考虑。例如在选择演讲企业和嘉宾方面,我的考虑是首先需要有政府主管机构的官员出席,这样才会有很大的行业和社会效应;其次必不可少的是业内的领军企业和知名人士,他们能够将整个论坛的档次提升,也能够吸引众多的业内人士和媒体关注。再次是其他相关领域,以投资和咨询为主。他们的作用是为与会企业带来商机和客观评估,并且能够从市场的角度去诠释行业的发展以及企业的位置。

新媒体论坛在这三个层面就做的很到位,也就起到了很好的效果。主管机构我们邀请了广电总局、工信部电信研究院—三网融合的核心机构;领军企业我们选择了中央人民广播电台、谷歌、百视通、大唐等受关注而且有号召力的企业,并且邀请了新华社等机构的知名人士;投资和咨询我们邀请了中广互联、弗若斯特沙利文和渤海基金等广电和通信领域的权威。

在安排演讲顺序的时候,一定得全面考虑内容的设置、听众的感受,关注几个敏感时间点。上午茶歇前后,中午休息前,下午茶歇前后,结束前。要注意上下午企业效应和演讲嘉宾的均衡调配,同时兼顾整个论坛的内容安排。举个简单的例子,茶歇后第一个时段如果是受关注的企业,听众就不会离开会场或者很早就回来准备开会。下午结束前的几个时段如果很精彩,听众就不会提前离场。其实,这些要比发礼品和抽奖更有效。

3. 听众的邀请

要保证现场听众的数量和质量,前期的邀请工作起了决定性的作用。新闻宣传固然能够吸引很多人的眼球,带来一部分有效的听众,但是,对于论坛现场的几百听众来说,逐一的跟踪显得尤为重要—我们在这一点的做法是:海量的电子邀请,针对性的电子及纸质邀请,目标的电话邀请。通常每个听众会接到我们4-5封电子邮件,3-4次短信或彩信,两次以上的电话拜访。虽然这对听众来说算是海量的骚扰了,但是,如果想要确认一位有效听众,这些也是必须要做的。每一位听众的分量和每一位演讲嘉宾的分量是等同的。当然,确定正确的潜在听众群体是前提条件。

通讯:有没有什么你觉得策划或管理的还不够好的?比方说:因为参展企业踊跃,中场交流的空间就显得不太够了?这是我在现场看到的一个美中不足。

裴彤:  策划和现场往往会有些差距,很多客观因素在制约着方方面面。你提到的是一个问题,主要是议程设置的太紧了,哈哈,其实是失误。不过,倒是可以说说听众过多这个问题。大多数的论坛都怕听众不足,这也是事实。但是,听众过多,同样也是隐患。策划阶段也应该做充分的考虑。比如场地的选择,会场的布置,茶歇的安排等等。对于我们的这三个论坛,总体来说,还是很满意的。其中有些不尽如我意的地方,希望以后可以有机会完善。

通讯:  你感觉你们这两个会议有没有较长远的发展潜力?和那些大概只能做一次的会议相比,你觉得什么导致了结果上区别?

裴彤:我们的论坛是每年一届的,但是一定会有延续性。会不在多,在精。

我想会议的生命力是由组织策划者对行业和会议本身的认识、理解和追求所决定的—是追求会议参与各方的满意度,还是要迅速推出一个可销售的会议产品? 我自己考虑的首先是会议的定位—我认为需要走高端。我对高端的理解很简单,就是哪个环节都是顶尖的,当然这需要很多资源的支持;还有就是我服务的产业是国际化的产业,针对这样的产业的会议应该也应定位在国际化,这样才能有更好的国际接轨和经验交流。

其次是会议的内容,是否是行业的焦点,是否有延续性和挖掘性,企业和协会能不能够有的讲,业内的企业听众愿不愿意听。

最后也是最重要的是市场导向,无论是定位、内容还是受众都要符合市场的需求和发展。在这方面,我们对部分业内的听众做了调查,只是这种调查不够全面,范围也不够广。应该充分运用7月份培训中讲到的方法,对潜在听众和业内的企业进行广泛的问卷调查。这种调查应该扩展到咨询机构和媒体,他们的声音也是需要借鉴的。这也是在规划论坛内容的时候以及在运营过程中我一直在试图调整的部分。

通讯:企业和协会能不能够有的讲—这句话有些笼统,如果我们在此方面需要“有所为”确保来的嘉宾都是有所讲的,这些“所为”应该是什么?

裴彤:企业通常都很有得讲,协会和机构方面要着重选择政策相关的,或者行业研究方面的。这样自然他们讲的 就会很受欢迎,也很有权威。所以,在策划时候,选择哪些机构和哪些人出来讲,就要贴近论坛本身的主题了。

通讯:7月份你参加了赛诺迅论坛策划培训,有任何内容是你在平时的工作中应用了的吗?

裴彤:还是有许多的。培训在7月,正好是我们论坛的准备期,很多内容直接就实践了。

主要在几个方面:

1. 策划方面:对市场需求、赞助企业、目标听众、媒体、咨询机构进行了详细的调研

2. 合作方面:充分与媒体和咨询投资进沟进行合作

3. 内容方面:对内容和结构进行了有效的调整

4. 执行方面:更加专业的进行各个环节的运作和管理

5. 手段方面:重点采用了E-MARKETING和手机彩信短信

通讯:你自己在4A 广告公司工作很多年,又负责会议很多年,行业经验很丰富,什么促使你当时选择报名参加赛诺迅论坛策划培训?今天回溯一下这个决定,觉得值得吗?

裴彤:之所以选择参加培训最主要的原因是我判断这个培训非常专业而且内容实用。

经验在于交流,参加培训的人员的水平和层次也是我选择的重要考量。

我参加过许多培训,其中有4A的内部培训、知名外企的业务培训、广告行业的业务培训,这次参加咱们的培训对我来说是非常好的经历。

培训的内容、讲师的水平、听众的水平、环节的设置、组织和服务、效果和收益都达到了很好的预期,也对我的业务起到了立竿见影的效果。

这次培训区别与其他众多培训最显著的地方是内容具有很强的针对性和实效性,不空泛,能够很有效的运用于实践,对工作的帮助很大,有助于提高自己的业务水平,还能够认识到很多同行。

简短的说,收益匪浅。

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