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作者:大卫   四面风互动Four Winds Interactive CEO

编译:赛诺迅会展资讯采编中心,未经许可,不得转截。

也许在不久前,你还常感受到与此相似的场景:与会者带着笔记本走来走去,在笔记本上面记录的是满满的会议纪要和重点,甚至还夹着交换来的名片。

而今天的活动会将所有的信息收集并公之于众,甚至包含个人对活动的见解和看法。这是一个以分享为中心的时代,从演讲内容到重点纪要,从观众的提问到社交媒体上的评论,所有内容都会展示给与会者,当然也包括照片和图片分享。

现在的活动体验是过去永远无法比拟的,现在的活动现场更像是到达了一个更加“热闹“的地方。活动要有更大的刺激性和互动性,如果策划者不能提供独特的、身临其境的体验,那么人们的参与度会很低。

通过最近参加的会议我发现,活动策划的游戏规则已经永远的改变了,体验变得更好了。

但是面对层出不穷、各式各样的新营销工具,哪些是被认为是最好最先进的呢?在这里,一些处在营销最前沿的人,如弗兰克.曼辰(旧金山联合广场希尔顿酒店区域销售和营销总监)和布拉德(活动服务公司PSAV场地总监)也许会给我们一些提示。我与这两家公司合作的时间都很长,他们对行业的最新趋势有自己的见解,而且他们都是FWI的客户。

一、 现场执行比以往任何时候都重要

对于许多活动策划者来说,活动成败常取决于“WOW”因素。无论是展馆还是拥有一定会展空间的酒店都需要有A/V(影音)合作伙伴,因为他们能做出一些令人叹为观止的事情。

舒马赫说:“我们喜欢把酒店想象成是一辆汽车,而活动手段就像汽油,让你可以开着车到处跑。作为供应商,我们是在后台,但影音服务所做的一切都是在前面,他们能让你把那种难忘的体验带回家。最好的场馆应该尽早提供并且经常提供影音服务。”

基于这一点,如今大多数活动策划者都将影音制作团队纳入决策流程中,以确保场地、空间与现有能力有机结合,最终实现他们希望实现的愿景。

现在影音服务不再是简单的任务布置。策划人员知道想要传达的内容和要传达的感觉,但他们不知道如何通过技术手段将其转化为实际行动。这就需要一个具有创意能力的转换层,能够听懂策划者的需求,并将这一愿景实现,从普通会议到休息室,再到公共区域的品牌推广等等。

从第一天开始就让创作团队参与进来,可以更容易地从一开始就确定哪些是可以实现的,哪些是不可以实现的。

二、 品牌推广机会是首要考虑因素

曼辰告诉我:“现在的活动策划概念非常注重品牌,一栋建筑物或场馆拥有的数字功能区域越多,那么在品牌推广上内容就越灵活。我们现在生活在这样一个世界里,你可以随时产出内容,如果你的会议性质发生变化,而你可以随时调整内容。或者,你也可以制作一些特殊的视频,在休息时间出现在每一个视频墙上,每天都调整内容。这样的例子不胜枚举,场所需要能支持这些灵活更新信息的功能。

越来越多来自活动策划者的问题是围绕着有多少面积的数字功能墙可被使用,如何更容易利用他们展现定制内容? 对于关注品牌和信息传达的活动策划者来说,是物有所值的。数字标牌提供了如此多的灵活性,使得活动策划者可以很容易地将任何地点转变成一种身临其境的会议体验,而且它仍然是一个未被充分利用的渠道。

三、 信息的无缝传播至关重要

舒马赫说:“不幸的是,随着人们注意力持续时间越来越短,数字化指示牌正成为一种将整个会议的不同环节联系在一起的方式。这就是活动策划者现在对面的问题:如何整合本来非常分散的活动,让每个人都沉浸在笔记本电脑或手机里。如果我离开一个全体会议或主题演讲,我仍然可以看到在公共空间的数字显示牌上的内容既要,甚至这些内容会被发送到我的手机上。当你试图传达一个有影响力的信息时,能跨越房间的无缝整合是极其重要的。”

数字功能增强公开演讲的效果。如果你想让你的听众记住你的信息,首先告诉他们你要分享什么,分享它,然后在最后提醒他们你分享了什么。当以这种方式使用时,良好的数字标牌可以将整个活动场地变成一个综合的学习体验。

四、 活动不应止于会场门口

“我们在每位与会者的酒店房间里都预装了ipad,预装的内容和信息和与会者在活动上看到的一样,效果非常好,”曼辰说。“没有人能抗拒它们;我们看到的参与率超过90%,我们所做的就是让活动信息在客房实时显示。无论他们是在早上醒来快速浏览议程,查看前一天会议的内容,还是观看附加内容,这种随需应变的功能都是与会者所期待的。”

而这仅仅是这些个人体验工具能为我们提供支持的一个开端,它可以让与会者了解白天日程之后的安排、社交机会、当地文化等等。最重要的是,这些设备上的内容可以随时更新,因此永远不会过时。

归根结底,新技术和新功能正在推动活动策划行业的变化。随着人们在自己的小气泡中变得越来越孤立,在整个大会中给全体参会者创建共同体验的机会比以往任何时候都更宝贵。

通过使用这些新工具,活动策划者正在重新定义现场活动的新可能,使其对所有参与者都更有价值和影响力。

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