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19年4季度,为了研究《得到大学》的运作,我报名参加了一期。得到的线下活动有一种是案例分享,由来自不同领域的同学上台分享自己行业独特的思维模型。为了帮我所在的小组完成这个任务,我提炼了活动组织者思维模型,并在12月1日在得到大学做了分享。

又是打磨内容、又是写逐字稿加排练,颇花了些功夫。所以,把这个案例也分享给会展业的同行,我觉得会更物尽其用一些。文章中的大事情相对于团队之小。下方为逐字稿内容。

各位得到大学的老师、同学们,大家好,

我是马国宜,赛诺迅会展培训的创办人,我今天分享的题目是行业活动组织者思维,如何用小团队做大事情。

今天给大家分享的案例来自我给会展行业做一场会议的经历。这场会议是《学习型会展组织者交流大会》的会议,每年8月举办,简称交流日。今年的交流日有来自30多个城市近354人参加,全球排名前10的国际会展公司中有50%都派了人来参会。

我给大家播放一小段视频,是参加者对这场活动的评价:

会后,在参会者发表的文章里,我们读到这样的描述:

听到这样的评价确实挺高兴,但在做的过程中,其实有很多挑战要应对,最大的挑战是人力资源的局限。我们的团队只有3个人,我策划产品、我一位同事是销售,另一位同事做运营和传播。

这个人数是按照主营业务培训来配置的,会议每年仅一场,不是常态业务,所以不能因为这个就扩招团队;培训业务跟随会展业的闲忙时节,8月是高忙季,除了会议还有23天培训,但也很难因为一两个月的旺季就扩招员工。

此外,我是这个行业讲活动策划的培训老师,客户参加这个活动也是来检验我是否能做到言行一致,呈现创新形式、提供良好体验。

所以,我今天分享的案例的应用边界是:

在这样的问题边界下,以下 3个方法起到了关重要的作用:

PART1

具体的来说,就是把工作分派给服务商、志愿者,以及客户。

我在选择服务商伙伴的时候有3项标准排在其他所有考虑之前:

1.态度:为了出好活儿自觉自愿多付出,因为我确实没有多余的时间不断的督促他人的工作。

2.技能:和我的团队互补,比方说我比较善于严格的把握品质,我就希望伙伴轻松有创意,我们一起就可以给客户带来既有价值又轻松欢快的综合体验。

3.思考:有能力思考并愿意花时间和我头脑风暴。我们的行业需要打造体验,是一个创意领域,靠我和同事,不会有足够的好主意。

用3项标准选到的伙伴对大会面貌起到了至关重要的作用,我也会用实际行动表示感谢,例如写文章介绍他们,希望帮他们得到更多业务。

对志愿者也是这样,一旦选到优秀的大学生,我们会提供比较好的待遇,来年还继续找他们,这样在沟通和工作质量方面都可以省心不少。

下面我介绍一下给客户群体的责任分派。

今年我们10%的参会者充当了现场20多场讨论的主持人和联合发起人。怎么做到让付费客户承担具体工作呢?

首先是共同愿景。很幸运,我能够找到一些有经验有见地有热心的3有人士来担当这样的角色。我们的行业在吸引人才方面面临很大的挑战,和高科技企业相比,好像抢人经常抢不过,但我们又需要很好的人才。我的这些同行们很愿意一起努力,通过这场行业的最佳实践分享大会,让行业更强大更吸引人。

另外是满足个人诉求,讨论主持人拥有的特权是优先提问,有利于保障得到自己最感兴趣的信息。

把客户邀请进来参与工作,除了能让我们有条件把规模做的更大,还加持了内容品质和参与体验。

PART2

刚才提到,10%左右的客户参与了会议中的工作,为了支持他们在现场组织起高品质讨论,会前我在7个微信群中分别和他们开会,提供音频与文字指导。

这样,本来在一个时间点要爆发的任务,就得以被延展到多条更长的时间线上进行准备。

在内部,我们拆解两天所有的流程,细致规划并落实所有筹备动作。下面是上百项任务中的几条示例。

当我的同事看到她在两天的4个茶歇、2个午餐加起来5小时的时间里要对接10多场访谈和10多家企业合影,她就知道需要在会前精细预约、在现场精准执行,这样才能在最后骄傲的宣布:“全部执行完毕!”。

给每个服务商,我们都会开会沟通加发去书面备忘。

PART3

在我的3人团队中,最分派不过来时间是我的销售同事。8月的12场培训,开在华北,华南,华东3个不同的区域,这1位销售需要把不同市场的每个班招起来加助力大会。

因此,通过产品吸引力和客户信任来提升招募参会者的效率,对我们非常重要。

在品质把控这方面,前期选题、物色演讲人固然重要,每个演讲人筹备的内容更为重要。所以就如何讲,讲什么,我们和分享者都会做详细的探讨。

通过这样把关,一年一年,这个活动成为了客户心中的期待。在今年开放报名的第一天, 50张价值3980的早早鸟门票,一抢而空;会前一周,因为满额,也提前关闭了报名。

从长期的角度来说,品质保障流程让我们每次提交的服务都在客户心中累积了信任。这个信任,支持了这个活动每年取得25%的规模增长。

最后,我再为大家归纳一下在《学习型会展组织者交流大会》-这场推进会展业发展的会议的筹备中,我所应用的思维模型。

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