Ten tips for selecting the ideal meeting venue
Chartridge Conference Company’s MD Peter Darnell offers a short guide to venue selection based on feedback from customers.

文: Peter Darnell-彼得.达内尔董事总经理,Chartridge 商业会议公司
编译:马国宜

在安排会议场地时,我们可以有很多选择,从机构内部的会议室到通用的商业中心,从酒店到专门的会议场所。即便在经济困难时期,场地费用也不是最重要的考虑因素,尤其是你常需要为那些你原来以为含在场地费用中的其他服务额外付钱的时候。选择一个适合会议的场所氛围和会议内容几乎同样重要。

1. 场地工作人员素质
人员素质将出色的场地从那些可以接受的场地中分辨出来。因此,去考察场地,感受一下你如何被这里的员工迎候。这也是你的代表们将会被如何接待的基准。和工作人员聊天,看他们是否工作的快乐。如果人员变动频繁,那么服务标准就很难把握,对你的活动就会带来负面应先个。

工作人员是否知道商业客户的需要和期望?他们是否会为你的活动提供一个专门的负责人和联络者?

2. 地理位置和环境
繁华的市中心酒店可能对假期或商务旅行可能很适合,但对你的活动是否合适?也许郊外一些宁静的,有品位和品质的场所更适合你的会议?

3.设施
确保场地能提供所有你需要的设施及技术支持?告知场地你特殊的设备需求,检查是否这些都含在报价中。即使新设备也会出现故障,因此询问是否有一个熟练的IT人员回一直在现场。

4.代表人数
场地是否有房间满足你会议的规模?如果房间太小,你的代表团将感到局促和不舒服。相反一小组人在一个巨大的空间会看起来很迷失。

5. 休息区
检查代表们用来放松的休息区。一个好的场地将在你需要的时候提供新鲜咖啡、茶及小点心。而有些场地则会死板的遵照你之前告知他们的茶歇时间,例如早上十点半,把茶点、咖啡送进来,打断正在进行的会议。

6. 餐饮
代表们不想花他们的午餐间歇时间在餐厅排队,所以不要把参会者用餐区和其他大众混起来。场地还需要提供灵活的餐饮时间来满足会议需要。

7. 灵活应变
无论你如何精心策划,大多数活动都有最后一分钟变化,你备选的场地能配合应对吗?在预订前,请他们给你一些他们应对紧急挑战的例子。如果会议当天你的人数右边,或者大型晚宴时间要变,他们可以怎么处理呢?

8. 停车场
有良好的停车设施,或缺乏这些设施,可以在您的活动成功与否方面取得巨大差异。许多市中心的酒店只有必须付钱的有限车位。

9.第三方认可
一个好场地会很自豪地提供客户评价和参考客户。这将帮助您评估这个场地在提供你所需要的服务标准方面有多成功。

10. 最后帐单
检查你的报价/服务清单中是否包括了所有你需要的服务。你不想最后时刻有恼人的意外,因此有必要坚持让场地以书面形式提供一份最后账单将不包括任何事先未约定的其他费用的确认。

如果你不希望在活动前晚苦恼到要扯头发,选择合适的场地至关重要。