本篇介绍美国虚拟会议市场发展的文章显示,在2010/2011年,70% 的美国大型公司应用了虚拟会议技术;83% 的受访者参加过网络会议,75%的大型公司在考虑如何将虚拟技术整合进传统公司会议中。这并不是一片针对会议组织行业的调查报告,但客户端对技术的应用也许对我们也能带来许多启示。

虚拟会议技术现在比任何以往时候都得到了更强大的发展,并且价格在降低。 用户对虚拟会议的概念比以前更接受,对这项技术的应用也更熟悉和自在。现阶段用户的挑战是如何最好的将虚拟会议与传统面对面会议进行整合。 Bernstein调查公司宣称:在未来10-15年中,虚拟会议技术将使得国内差旅减少70%,国际差旅减少10%。如果这成为现实,全球公司内部的差旅预算将至少减少21%。

虚拟会议技术应用增长最快的市场是美国、西欧、俄罗斯及南非。Forrester 调查公司预计到2020年美国的虚拟会议市场价值将达到300亿美金($30 billion)调查显示17%的美国商务旅游者去年通过使用视频会议减少了相关差旅,另48%的受访者表示他们的公司将会在2011年中期出台有关应用这种会议工具的政策。

近一段时期全球商业活动业的外部环境也助长了虚拟技术的发展。经济衰退逼迫公司们认真审查针对内部会议的策略,而冰岛火山爆发引起的国际交通工具停运也促使一些公司开始长期应用虚拟会议技术。大型酒店集团如万豪,喜达屋和 Taj 现在都提供安装了提供虚拟会议设施的套间。

在新兴电话会议技术中,思科产品在会议市场做了特别进军。

视频技术的发展超越了传统的屏幕对屏幕体验,开始应用高真视频及音频技术制造参会者同处一室的感觉—即便他们其实身处千里之外。在许多会议室,视频屏幕甚至是环绕桌子的弧状,增强参会者身在其境的感觉。
最新的系统还为后排就坐的人增加了麦克风。

商业应用

旅行及会议学会(Institute of Travel and Meetings)的调查显示,虚拟技术可起到两种看似对立的作用:一,减少差旅;二,即便差旅中,也能通过虚拟办公环境使生产力得以保障。

微软在西雅图和新加坡等地所做的一项评估显示,商业机构将虚拟会议作为面对面会议的补充,而不是替代方式。虚拟会议已经证明了对内部会议的有效性,对对外部会议,还需拭目以待。

早应用者与晚应用者

惠普用自有的视频技术对内部及外部提供网络研讨会和网络播放。惠普英国活动部门经理简.考彻斯-比尔德(Jane Culcheth-Beard)说:之所以这项技术应用如此之早,很大一部分是因为他们的客户群体多为IT人士,“另一个因素关乎市场开发速度”,简说,“虚拟技术意味着我们现在可以和全球范围内许多以前无法面对面接触到的客户联系上。在这项应用中取得有效结果的关键是时间点,知道何时应用最适合。另外就是无论何时,都需要把客户放在关注的中心,由于虚拟技术的费用和时效优势,这项技术一定有它需要承担的角色。”

在市场上较晚应用这项技术的是医疗健康领域。行业中一家领先机构的市场总监解释说:在我们行业,客户需要有接触到最新信息的渠道,也需要沟通交流,这是虚拟技术可以得以应用的基础,因此我们现在发展了传统和虚拟混合会议。虚拟会议需要动作很快,很多人仍不认为这个技术在应用上足够迅捷。”

在医疗健康领域,虚拟会议技术何时能得以更广泛的应用,取决于受众群体的组成。比方说,心血管专家往往比艾滋病专家年龄大很多,年轻的后者就更擅长应用网络。

应用关键

有一个共识是如果需要公司的高层认同虚拟会议技术,则需有一个考量体系;另外,更为重要的是有明确的政策,确定在什么情况下选择使用虚拟会议。

惠普的考彻斯-比尔德说针对何时应用虚拟、混合或传统面对面会议,需要为未来的12-18个月做一个明确的最佳实践指导。在惠普,我们有一个活动损益表,能让我们跟踪记录虚拟及传统会议的费用,从而得到基于经验的有关费用及收益的最佳图像。

整合方面的挑战

公司文化有重大的影响。有的公司会因为这种会议中参会者之间的距离感而不愿使用。安全及数据保护是另一个重要的考虑因素。

最大的障碍则是费用。安装虚拟会议系统的费用可以达到6位数的投资。应对公司这方面的顾虑,万豪和喜达屋提供了租用虚拟会议室的服务。

而从削减差旅中节省的费用则是最关键的收益。Grass Roots调查机构的阿兰.牛顿(Alan Newton)指出衡量虚拟会议费效比时需考虑的三方面最重要的因素:

会议召集者及参会者之间的距离—距离越长,省得钱越多。
会议长度, 时间也长,省得钱越多。因为虚拟会议无需考虑异地住宿。
参会者资历-职位越高的参会者,他们的时间成本就越大。

数据

•   70% 的大型公司应用虚拟会议
•   83% 的受访者去年参加了网络会议
•   37% 的受访者说他们公司应用了虚拟与现实混合会议
•   受访的75%的公司认为2011年需要应对的一项挑战是如何将虚拟技术整合进会议安排中。

信息来源: Grass Roots 2011年会议业调查,第五版及George P Johnson’s的十项虚拟市场展望报告( 10 Virtual Market Outlook Report)
译: 商业会议策划圈

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