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导语

4月15号国务院联防联控机制召开新闻发布会,提出暂不开展览。之后,多个原定5至7月在成都举办的项目都确定延期或改线上举办。我们猜测定在6月初的成都美博会可能也会延期,但在此期间和崔红波总经理沟通,听到的信息一直很明确:“6月初我们要开展”,那时听到,有些半信半疑。但这个展如期开了,人流如织,客户满意。在和崔总的复盘访谈中,我感受到这样3个启发点:一、选择情绪,理性分析;二、拒绝遗憾,有条件开展就不要错过机会;三、展览组织者要有底线思维。

 

一、选择情绪,理性分析

问:请问开幕前对这届展会的预期是怎样的?开幕后的实际情况和预期有什么不同呢?

答:去年秋季展后,我们给今年春季展增订了一个馆,希望挑战一下,通过增加新品类扩增一个馆。开展的实际情况和预期大大不同,收入、面积全面下降,在原本的基础上大概下降了25-30%,但观众人数同比增加了7.8%。

 

问:活动举办之前的心情是怎样的?为什么?

很平静。从整个团队来讲,我们都比较平静。因为在过去10到15年的时间里,成都美博会的发展几乎伴随着各种突发事件。在这里展开一下吧:

– 2003年的“非典”是全国性的,来得快去得也快。

– 2008年的5.12汶川大地震

– 2010年4.20雅安地震

– 包括十八大、十九大,我们展会都是被改期的。

可以说回回躺枪,经历了各种情况。最大的不同是原先的突发事件多是地区性的,今年“新冠疫情”是一个全球的大事件,我们表现得可能更平静一些。

问:崔总,4月份有多个在成都举办的展会都延期了,但我们感觉您一直没有要改期的考虑。您心里的原则是什么?

其实面对突发事件的时候,焦急、惶恐,这些各种各样的情绪对处理这个事件都是没有意义的。我们要分析最好的情况是什么、最差的情况是什么?对最糟糕的情况要做什么准备?在最好的情况下怎么做?

另外,需要想到我们要面对的主要对象都有谁,和我打交道他们最关心的是什么?我们需要分别对待,站在他们的位置上思考,然后决定需要做什么动作,做什么样的沟通。

这样一梳理,思路就清晰了,相应的准备也都做了,就觉得那些焦虑是不必要的。比方说对待买家,我们每天关注3大媒上的关键新闻,编辑成自己的语言,传递给他们,对展商也会有相应的沟通。

问:您当时准备的最坏的情况是什么?等到什么时候做这个决定?

答:5月9号是我们准备做最后决定的时候。1月28号的时候我在湖北,当时已经知道4月份办展没可能了,于是调了一次档期。之后感觉还是有些悬,所以留了一个月的窗口期,在5月9号来判断办还是不办,后来是在10号确定的。

 

二、拒绝遗憾,如果有条件开展就不要错过机会

问:就是在10号做了决定:不再揪心、踏实的准备开展,是么?

答:之前就没有揪心,就想着不要留遗憾

问:开会/展后哪些方面是让您喜出望外,激动不已的?

那肯定是人流如织,买家汹涌澎湃。我们到场买家4万8千多人,不是人次哦,和上届相比增加了7.8%。面临展馆缩水,但买家增加、现场爆棚,当然还是很激动的事情。

问:您觉得这样的成果是怎么产生出来的呢?

我听有些行业人士说,超过5万平米的大展,成都美博会可能是2020年的全球第一场。大家对这个展成功、安全的举办还是很激动的,有些在现场热泪盈眶,连友商都在转发我们开展的消息。所以,这个成果中有很强的社会效应因素。

 

另外,我们在买家邀请方面的动作从来都没有停止过,我和博览局领导汇报的时候,说我们是跑道上的飞机,一直在带速跑我们给买家传递的信息从来没有杂音,客户也会发现,我们手头的活儿没停过

 

当然这个过程中团队也会有很大的压力,在4月到5月9号之间,我们的买家注册比去年同期少70%,现场的人数主要还是在会前30天左右增长出来的。

 

三、展览组织者要有底线思维

问: 今年运作这个项目,让你们感到最困难的是什么,你们是怎么应对的?

我觉得最困难的还不是面对展商、或者买家,最困难的是迟迟没有得到可以开展的许可。我们最后是在6月8号晚上得到口头通知说可以办。

市政府在6月8号上午还在组织20多个委局办为我们展会做现场意见征询和研究,最后是作为围绕生活、民生的一个示范项目来做的。相信这也是政府部门在科学防疫,精准防控等基础上决定的。从我们自己的角度,所有的工作,尤其对买家的宣传,一直都在做,从未迟疑和停止。

问:您有这个心理准备——有可能取消、亏这么一届。是这样么?

这对我们不是一个问题。因为做了最大的努力了,没有遗憾。作为一个会展老兵,我觉得不应该有遗憾。如果能办却错失良机,这才是不能接受的。

问:经历艰难险阻成功举办了这届活动后,如果请你给同行们说说您最深切的体会和心得,您想说什么?

我们和旅游行业很相似,遇到突发危机时,工作结果可能就会归零。我反复说这一句话,这也确实是牢牢刻在我脑海中的一句话,就是会展组织者随时要有底线思维,做最坏的打算、有最好的准备、尽最大的努力。

问:您能再和大家说说您思考过的这条底线是什么么?

答:如果不能办,就取消这届了,春季展,没有退路了。

在四月二十多号,我们就做好了这种情况下的准备,法务审核了对展商、供应商的沟通内容和合约。我们会有各种选项给客户,避免说为了追求当时的财务稳健,失去了客户。有时候你赢了,其实是输了;你输了,可能是赢了,我们需要换位思考。

 

 

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