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Launching in a Saturated Event Marketplace

文:Mary Long 美国活动策划及营销专业人士

编译及分享:商业会议策划圈通讯

当今的市场对于许多主题的会议而言,都是一个饱和的市场。在这种市场如何才能成功的推出新活动呢?玛丽.隆是一个活动管理及营销顾问,她成功的帮助Healthcare IT News HIMSS推出了他们第一个行业会议,并且卖光了全部席位。

 

尽管美国医疗卫生信息与管理系统协会每年都组织一个有3万名专业人士参观的行业展览;但“隐私保护及安全论坛”却是他们向会议这个小一些的领域迈出的第一步。 一位协会的管理者曾质疑是否可以靠会议盈利,而最后的事实是我们的确盈利了。

 

这个历时一天半,有12个讨论议题和26位演讲者参与的活动共吸引了250位参会者,会议同期的小型展示也吸引了16家展商和赞助商。这个活动的成功离不开事先精密的计划,精心策划的内容和营销推广,没有纰漏的现场管理和周到的会后跟进。在这里我跟大家分享我们从这个活动中学习到的最重要的经验:

 

时间规划至关重要 Timing is critical.

一场成功活动的举办需要很多因素,但首当其冲的是充裕的运作时间。确保会前有46个月时间用于营销推广并在此前有充分的策划时间非常重要。

 

内容起决定性作用 Content always rules.

这次大会所选的主题是基于近期针对读者所作的一项调研。活动前5个月我们第一次正式对外发布信息,此时我们已经确定了完整的会议议程并且确定了70%的演讲者。这些演讲者或是行业最知名的高管或是来自政府的代表,全都是参会者最希望聆听的人选。

 

为了增加会议的吸引力并确保参会者前来参会的时间取得最大的回报,我们还规划了会议的一个时段用作发布一项备受尊重的行业报告并且将这项报告的内容提供给了所有的参会者。在销售第一天,我们就收到了12个报名,对于一个新活动来说,我们感觉稳操胜券。

 

整合营销起到重要作用 Integrated marketing campaigns are essential.

你需要通过整合营销传播会议信息。在推广过程中,我们执行了下方组合营销:

•15次邮件推送

在社交媒体同步发布信息

在线及印刷媒体的广告投放

新闻稿发布

在门户网站的活动信息陈列

参加行业活动去推广会议

给特别群体提供组团参与的条件

对现场的精心筹备

面对面活动与在线活动的最大区别是社交,而互动更是建立人际关系的基础,因此我们规划了大量的提问交流时间和其他方式的社交机会。现场总会出现各种纰漏,因此培训有职业化精神和解决问题能力的员工至关重要。其中最重要的一点,不要让参会者意识到有什么问题存在—解决掉就行了。

 

我们所请的来自政府的两位重要发言人中的一个在会前两天通知不能来参加。她本来应在第二天下午演讲-这是大会最为众望所盼的一个时段。因此,我们临时和另一位政府嘉宾商议,请他同意从第一天的演讲时间改为第二天下午,以便确保参会者的性质。同时,也马上和两位CIO接洽,由他们在第一天的那个时段去分享他们有关安全战略的思索,并选了我们杂志的一位编辑做主持人。此外,我们也非常快的印了更新日程并在开幕的时候介绍了这一调整。在介绍中,我们力图让参会者认为这是一项带来更多价值的调整,整个会场没有出现任何不利情况。

 

会后跟进 

不要忘记感谢所有参会者的参与并要求他们评估自己的体验。我们选择了一个非常用户友好的在线调查系统,并承诺为所有参与调查的人提供本次活动的演讲稿 和第二年继续参会的优惠待遇。通过会后评估,我们获得了宝贵的一手信息。

 

新活动并不总能获得成功,但是我们的最终参会人数比预期还要高27%,这一切和事先所有的精密规划与辛勤工作都是分不开的。如果你想机器运转顺畅,那么一定要一直给机器很好的保养,提前上好油,而不是到了用的时候才抓狂。

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